MGC Legal ekibinin kaleme aldığı işbu “Elektronik İmza ile Bordro İmzalama” başlıklı makalemizi okumanıza sunarız.
Geleneksel iş dünyasının fiziksel belge ve kağıt tabanlı süreçleri, yavaş yavaş yerini dijitalleşmeyle birlikte daha etkin ve hızlı elektronik süreçlere bırakmaktadır. Bu süreçlerin başında da bordro yönetimi gelmektedir. Bordro yönetimi, bir işletmenin en kritik ve hassas alanlarından biridir ve hız, güvenilirlik, doğruluk gerektirir. Bu sürecin dijitalleşmesi ve otomatikleşmesi, işletmeler için büyük kolaylık ve verimlilik sağlar.
Elektronik İmzanın Türk Hukukunda Yeri Nedir?
Son yıllarda birçok alanda kullanılmaya başlayan elektronik imzanın hukuki niteliği 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda (Kanun) düzenlenmiştir. Kanun’un 3. maddesinin b bendinde elektronik imza;
‘’Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi, ifade eder.’’
Şeklinde tanımlanmıştır. Aynı Kanun’un 4. maddesinde ise güvenli elektronik imza;
a) Münhasıran imza sahibine bağlı olan,
b) Sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan,
c) Nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan,
d) İmzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan, elektronik imzadır.
Şeklinde asli unsurları sayılarak ifade edilmiştir.
Başkaca kanunlarda da elektronik imza konusunda düzenlemeler bulunmakta olup; bazı kanunlardaki hükümler de elektronik imza konusunda kıyasen uygulama alanı bulabilecektir.
İlgili düzenlemelerden de görüleceği üzere, elektronik imza ve güvenli elektronik imza Kanun maddelerinde ayrı ayrı düzenlenmiş olup; güvenli elektronik imzaya bağlanan sonuçlar ile elektronik imzaya bağlanan sonuçlar arasında da farklılıklar bulunmaktadır. Bu farkın temel nedeni, güvenli elektronik imza oluşturan araçların sıradan elektronik imza oluşturan araçlardan farklı olmasıdır.
Güvenli elektronik imzanın ilgili farklarını da şu şekilde sıralayabiliriz:
Güvenli elektronik imza, üzerinde kayıtlı olan elektronik imza oluşturma verilerinin araç dışına hiçbir biçimde çıkarılamamasını ve gizliliğini,
Üzerinde kayıtlı olan elektronik imza oluşturma verilerinin, üçüncü kişilerce elde edilememesini, kullanılamamasını ve elektronik imzanın sahteciliğe karşı korunmasını,
İmzalanacak verinin imza sahibi dışında değiştirilememesini ve bu verinin imza sahibi tarafından imzanın oluşturulmasından önce görülebilmesini sağlamaktadır.
Ayrıca, güvenli elektronik imza kullanmak için gerekli olan nitelikli elektronik sertifika sadece Bilgi Teknolojileri Kurumu’nun belirlemiş olduğu elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından temin edilebilmektedir.
Ücret Bordrosunun Türk Hukukunda Yeri Nedir?
4857 sayılı İş Kanunu’nda ücret bordrosu madde 37’de düzenlenmiş olup ilgili madde hükmü şu şekildedir;
Madde 37 – İşveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır. Bu pusulada ödemenin günü ve ilişkin olduğu dönem ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her çeşit eklemeler tutarının ve vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her çeşit kesintilerin ayrı ayrı gösterilmesi gerekir. Bu işlemler damga vergisi ve her çeşit resim ve harçtan muaftır.
İlgili maddenin ilk bendinde işçiye verilecek hesabı gösterir pusulanın imzalı veya iş yerinin özel işaretini taşıyor olması gerektiği hüküm altına alınmıştır. Ücret bordrolarının şekli ve geçerliliğine ilişkin tek kanun hükmü bu olmamakla birlikte, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nda:
Madde 102/5 – İşverenler tarafından ibraz edilen aylık ücret tediye bordrosunda; işyerinin sicil numarası, bordronun ilişkin olduğu ay, sigortalının adı, soyadı, sigortalının sosyal güvenlik sicil numarası, ücret ödenen gün sayısı, sigortalının ücreti, ödenen ücret tutarı ve ücretin alındığına dair sigortalının imzasının bulunması zorunludur. Belirtilen unsurlardan herhangi birini ihtiva etmeyen (imza şartı yönünden makbuz mukabilinde veya banka kanalıyla yapılan ödemeler hariç) ücret tediye bordroları geçerli sayılmaz ve her bir geçersiz ücret tediye bordrosu için aylık asgari ücretin yarısı tutarında, idari para cezası uygulanır.
Denilerek bordroların şekil şartlarına uyulmaması durumunda idari para cezası uygulanacağı hüküm altına alınmıştır.
Aynı zamanda, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nda şu ifadelere yer verilir:
Madde 238 – İşverenler her ay ödedikleri ücretler için (ücret bordrosu) tutmaya mecburdurlar. Gelir Vergisi Kanunu’na göre vergiden muaf olan ücretlerle diğer ücret (…) üzerinden vergiye tabi hizmet erbabına yapılan ücret ödemeleri için bordro tutulmaz.
Ücret Bordrosu ve İmzalanmasının Hukuki Durumu Nedir?
İşverenin işçiye yaptığı iş karşılığında yaptığı ödemeyi, bütün vergi ve kesintilerle beraber gösteren ve işçinin çalıştığı süre boyunca sistematik ve dönemsel olarak düzenlenen belgeye maaş bordrosu veya ücret bordrosu adı verilir.[1]
Banka aracılığı ile ücret ödemesi durumunda yukarıda idari para cezası yaptırımları (imza yönünden eksiklik) uygulanmamaktadır.
Bilindiği üzere, 18 Kasım 2008 tarihli T.C. Resmî Gazete’de yayımlanan “Ücret, Prim, İkramiye ve Bu Nitelikteki Her Türlü İstihkakın Bankalar Aracılığı İle Ödenmesine Dair Yönetmelik” ile iş yerinde 10 ve üzeri işçi çalıştıran işverenlerin ücret ödemelerini 01.01.2009 tarihinden itibaren banka aracılığı ile ödeme zorunluluğu getirilmiş ve bu zorunluluk 01.06.2016 tarihinden itibaren 10 işçi kuralının 5 işçiye indirilmesi ile 5 ve üzeri işçi çalıştıran iş yerlerinde ücretlerin banka aracılığı ile yapılması şeklinde değiştirilmiştir. Yani, 01.06.2016 tarihinden itibaren 5 ve üzeri işçi çalıştıran işverenler çalışanların ücretlerini banka kanalı ile ödemek zorundadır.[2]
İş görme edimini yerine getiren işçiye ücret ödemekle yükümlü olan işveren bu ödeyeceği ücretin hangi kesintilerden geçtiği, bu kesintilerin oranları, işçinin mali hakları, fazla çalışma ve sosyal yardım gibi unsurların yer aldığı detaylı bir belgeyi düzenleyip işçisinin imzasına sunmaktadır.
İşçi tarafından imzalanmış olan bordro kesin delil niteliğindedir ve bilgilerin aksi sadece yazılı delillerle ispat edilebilir bu yüzden işçi bordroyu imzalamadan önce bilgileri dikkatlice okumalı ve gerekirse ihtirazi kayıt da koyabilmelidir.[3]
Ücret bordrosunun geçerlilik şartlarından biri işçinin imzasıdır. İmzalanmayan ücret bordrosu geçerli değildir. Ancak imzalı olması bile bordroda belirtilen ücretin ödendiği bir makbuz ya da banka hareketleriyle ispatlanabiliyorsa bordro geçerliliğini korumaktadır.
Söz konusu bordrolar Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nun 205. maddesi gereğince AKSİ İSPATLANANA KADAR kesin delil niteliğini taşırlar.
Nitekim, Yargıtay 22. Hukuk Dairesi 2014/25804 Esas, 2015/35572 Karar sayılı dosyasında imzalı olmayan ücret bordrolarının banka kanalıyla ispatlanması durumunda geçerli olacağı, banka kanalıyla desteklenmediği durumlarda AKSİNİN TANIK BEYANLARIYLA DA İSPATLANABİLECEĞİNE karar verilmiştir:
‘’Somut olayda davacının tüm bordrolarında tahakkuk olduğu ve davacının daha fazla çalışma yaptığını ileri süremeyeceği gerekçesiyle davacının bu talebi reddedilmiştir. Oysa bordroların incelenmesinde davacının 06/2013 ücret döneminden itibaren bordrolarda imzası olmadığı görülmektedir. Yukarıda ifade edildiği gibi bu durumda bordroların imzasız olduğu dönem için tanık beyanlarına göre davacının fazla çalışma yapıp yapmadığı değerlendirilmeli ve hesaplanacak fazla çalışma ücretinden imzasız olup da banka kanalıyla içeriği ödenen dönemlerdeki fazla çalışma tahakkuklarının düşülmesi gerekmektedir. Eksik inceleme ve hatalı değerlendirme ile davacının fazla çalışma ücreti talebinin reddi hatalıdır.’’[4]
İşçi fazla çalışma yaptığını ispatla yükümlü olup fazla çalışma yapıldığı taktirde bu fazla çalışmalara ödenen ücret bordolarda gösterilmelidir. Bununla birlikte gerçekte bordroda fazla çalışma karşılığı ödenen ücret kanuni nispette ödenir gösterilse dahi gerçekte durum faklı olabilmekte ve fazla çalışma ücreti hiç ödenmemekte veyahut normal çalışma saati tutarınca ödenebilmektedir. Gerçeğe hilaf durumlarda işçi ücret bordrosuna ihtirazi kayıt niteliğinde bir şerh koymalı ve hakkını güvence altına almalıdır. Aksi taktirde imzalı ücret bordrolarında fazla çalışma ücreti ödendiği anlaşılıyorsa, işçi tarafından gerçekte daha fazla çalışma yaptığının ileri sürülmesi mümkün değildir. Ancak, işçinin fazla çalışma alacağının daha fazla olduğu yönündeki ihtirazi kaydının bulunması halinde, bordroda görünenden daha fazla çalışmanın ispatı her türlü delille yapılabilir.[5]
Yargıtay 9. Hukuk Dairesinin 2017/4779 Esas, 2017/8122 Karar sayılı dosyasında:
‘‘İmzalı ücret bordrolarında fazla çalışma ücreti ödendiği anlaşılıyorsa, işçi tarafından gerçekte daha fazla çalışma yaptığının ileri sürülmesi mümkün değildir. Ancak, işçinin fazla çalışma alacağının daha fazla olduğu yönündeki ihtirazi kaydının bulunması halinde, bordroda görünenden daha fazla çalışmanın ispatı her türlü delille yapılabilir. Bordroların imzalı ve ihtirazi kayıtsız olması durumunda, işçinin bordroda belirtilenden daha fazla çalışmayı yazılı belge ile kanıtlaması gerekir. İşçiye bordro imzalatılmadığı halde, fazla çalışma ücreti tahakkuklarını da içeren her ay değişik miktarlarda ücret ödemelerinin banka kanalıyla yapılması durumunda, ihtirazi kayıt ileri sürülmemesi, ödenenin üzerinde fazla çalışma yapıldığının yazılı delille ispatlanması gerektiği sonucunu doğurmaktadır.’’[6]
İşçinin imzasının buluğu bordrolar kapsamında dahi, mahkeme tarafından bordroda yazılı hususların aksinin kabul edilmesi mümkündür. Zira, kimi zaman işverenler tarafından ücret bordrolarının kötüye kullanıldığı ve işçilerin haklarını elde etmelerine engel olacak şekilde bordrolar düzenlendiği görülmektedir.
Örneğin Yargıtayın yerleşik görüşüne göre, işçilerin fazla mesai ücretini talep etmesine engel olacak şekilde her ay sembolik rakamlarda fazla mesai tahakkuku bulunan ücret bordrolarında, bordro hilesi bulunduğunun kabul edilmesi gerekir. Bordro hilesinin bulunduğu durumlarda gerçekte daha fazla çalışma yaptığını iddia eden işçinin, bu iddiasını her türlü delil ile ispat etmesine imkân tanınmaktadır.[7] Bu durumlarda elektronik imzanın delil başlangıcı sayılacağına ilişkin görüşler de bulunmaktadır.
Ücret Bordrosunun Elektronik İmza ile İmzalanması
Yargıtay’ın yerleşik ve güncel içtihatlarında işçinin imzasını taşıyan ücret bordrolarının sahteliği ispat edilinceye kadar kesin delil niteliğinde olduğu ve imzalı ücret bordrolarında yer alan kayıtlar ancak ve ancak yazılı bir delille ispat edilebilir.
Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi İle İlgili Süreçlere Ve Teknik Kriterlere İlişkin Tebliğ’de KEP sistemi üzerinden gönderimi sağlanan iletinin alıcıya ne zaman iletildiği, gönderilen ileti ve eklerin kesin olarak tespitinin sağlanması hususlarına ilişkin usul ve esaslar düzenlenmiştir.
İş Kanunu’nun 109.maddesinde işçilere yapılacak bildirimlerin yazılı yapılması belirtilmiştir ancak ücret bordroları gibi konuların KEP sistemi üzerinden yapılmasıyla ilgili yasal mevzuatta düzenleme olmamasına rağmen engelleyici bir hüküm de bulunmamaktadır.
İşçilerin KEP sistemi kullanma zorunluluğu yoktur ancak işverenin birtakım zorunlulukları istemesi tartışmalı olmakla birlikte, KEP sistemi kullanılacaksa işçinin rızası alınması gerektiği aşikardır.[8]
Sonuç
Bu kapsamda sonuç olarak öncelikle elektronik imza ve güvenli elektronik imza bakımından ayrım yapmak gerekmektedir. Yukarıda belirtilen hususlar da göz önüne alındığında güvenli elektronik imza ile elektronik imza hem imzanın oluşturulması hem güvenlik hususu bakımında birbirinden ayrılmakta olup güvenli elektronik imza daha güvenli ve korunması, kişiye özel olması bakımından daha güçlü etkiye sahiptir.
Ücret bordrolarının imzalanması daha çok işverenlere fayda sağlamaktadır. Islak imza almanın güç olduğu durumlarda, elektronik imza imkânı düşünülmeli, özellikle elektronik imzanın cep telefonları ile kullanımın mümkün kılan mobil imzadan yararlanılmalıdır.[9]
Ancak, yukarıda yaptığımız açıklamalar ve doktrin ile Yargıtay kararları dikkate alındığında ücret bordrolarının elektronik imza ile imzalanması hususunda karar ya da düzenleme olmadığı ve bununla birlikte herhangi bir engel de bulunmadığı görülebilmektedir.
İmza ispat ve zorunluluk niteliği taşıdığından bu önemli hususun işçinin rızası alınarak ve iş akdine eklenerek yapılması kanımızca isabetli olacaktır. Ancak, bu hususta belirtilmesi gereken durum imzanın güvenli bir elektronik imza sayılıp mahkemece kabul edilip edilmeyeceği hususudur.
Nitekim, bu konuda da henüz herhangi bir yönetmelik, tebliğ veya ilgili sair bir düzenleme bulunmamakta olup Mahkemeler tarafından elektronik imzaların kabul edilmemesi de şu an için gayet muhtemeldir. Bu nedenle ilgili durumun imza sağlayıcısı ile görüşülüp sağlayıcıdan imzaların nerelerde, hangi kullanım alanlarında kullanılacağı ve nerelerde ilgili elektronik imzaya itibar edildiğinin tespiti gerekmektedir. Bu hususların tespiti elektronik imzaların güvenli elektronik imzaların şekli şartlarına benzer olup olmadığı hususunda toplanmaktadır.
Nitekim, ilgili kanun hükümlerinde de güvenli elektronik imzaya daha çok itibar edildiği görüldüğünden elektronik imzanın güvenli elektronik imzanın sağladığı korumaları sağlar vaziyette olması elektronik imzanın da itibar edilebilirliğini arttıracaktır.
Elektronik imza kullanılan durumlarda bordroların usulüne uygun düzenlenmemesi hali ilerde görülebilecek davalarda ispat bakımından risk teşkil edebilecek olup aynın zamanda ilgili belgenin delil olarak kabul edilemeyebileceği ve buna ek olarak usulsüzlük cezası ve idari para cezaları uygulanabileceği de unutulmamalıdır.
İşçi İşveren İlişkilerinde Ücret Bordrosu vb. Belgelerin Gönderimi ve İmzalanması Sürecinde KEP Sisteminin Kullanılması – <https://www.taskinsimsek.com/isci-isveren-iliskilerinde-ucret-bordosu-vb-belgelerin-gonderimi-ve-imzalanmasi-surecinde-kep-sisteminin-kullanilmasi/> (E.T. 12.04.2023).
İşçiye Ücret Hesap Pusulası ve Ücret Tediye Bordrosu İmzalatma Zorunluluğu ve Elektronik İmza Kullanımı – <https://www.burhaneray.com/Makale/1624/isciye-ucret-hesap-pusulasi-imzalatma-zorunlulugu-ve-e-imza-kullanimi> ( E.T. 12.04.2023).
[8] İşçi İşveren İlişkilerinde Ücret Bordrosu vb. Belgelerin Gönderimi ve İmzalanması Sürecinde KEP Sisteminin Kullanılması – <https://www.taskinsimsek.com/isci-isveren-iliskilerinde-ucret-bordosu-vb-belgelerin-gonderimi-ve-imzalanmasi-surecinde-kep-sisteminin-kullanilmasi/> (E.T. 12.04.2023).
[9] İşçiye Ücret Hesap Pusulası ve Ücret Tediye Bordrosu İmzalatma Zorunluluğu ve Elektronik İmza Kullanımı – <https://www.burhaneray.com/Makale/1624/isciye-ucret-hesap-pusulasi-imzalatma-zorunlulugu-ve-e-imza-kullanimi> ( E.T. 12.04.2023).
