| Okuma Süresi: 4 Dakika

Şirket Defterlerinin Kaybolması

NUREFŞAN CANDEMİR

Şirket Defterlerinin Kaybolması

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 12. maddesine göre, bir ticari işletmeyi kısmen de olsa kendi adına işleten kişiye ‘tacir‘ denir. TTK m. 11/f.1’e göre ise ticari işletme, esnaf işletmesi için öngörülen sınırı aşan düzeyde gelir sağlamayı hedef tutan, faaliyetlerin devamlı ve bağımsız şekilde yürütüldüğü işletmedir. Kanun koyucu, ticari işletmenin faaliyetleri hakkında devletin, yöneticilerin, alacaklıların, ortakların, müşterilerin ve çalışanların sağlıklı bilgi edinebilmesini sağlamak için hem ticari defterlerin ve belgelerin ticari işletmenin gerçek durumunu yansıtacak şekilde tutulmasını hem de bu defter ve belgelerin kanunda belirlenen süreyle saklanmasını zorunlu kılmıştır.[1]

Ticari Defter Tutma ve Saklama Yükümlülüğü

TTK’nın 64/1. maddesine göre; “her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, bu Kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır.” Aynı maddenin ikinci fıkrasında saklama yükümlülüğünü ticari belgeler açısından genişletilmiş ve “tacir, işletmesiyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikro fiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür” şeklinde düzenlenmiştir. Dolayısıyla tacir, ticari işlemlerin kurulmasına, icrasına veya iptaline ilişkin olmakla birlikte ticari defterlerin anlaşılması ve düzenlenmesi için gerekli olan her türlü belgeyi saklamakla yükümlüdür.

Tutulması Zorunlu Olan Ticari Defterler

Tacirler tarafından tutulması zorunlu olan ticari defterler, işletmenin muhasebesiyle ilgili  olan  ve  olmayan  defterler  şeklinde  ikili bir ayrıma tabi tutulabilir. TTK m. 64 gereğince, ticari işletmenin muhasebesiyle ilgili olan ticari defterler;

  • Yevmiye defteri,
  • Defteri kebir,
  • Envanter defteridir.

Ticari işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan ticari defterler ise:

  • Yönetim kurulu karar defteri,
  • Pay defteri,
  • Genel kurul toplantı ve müzakere defteridir.[2]
Defter ve Belgelerin Kaybolması

Mükelleflerin defterlerinin ve belgelerinin kaybolmaları iki grupta değerlendirilebilir. İlk olarak: Yangın, su baskını, deprem ve hırsızlık gibi elde olmayan nedenlerle kaybolması. İkincisi ise mükellefin bilerek ve isteyerek defter ve belgeleri yok etmesi hali.[3]

Türk Ticaret Kanunu’nun 82. maddesinde; “bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık< sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren on beş gün (15) içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır. Mahkeme gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir” hükmü düzenlenmiştir.

Bu hükümde düzenlenen zayi belgesi alınması şartları:

  • Zayi belgesi isteyen defter tutmakla ve/veya saklamakla yükümlü olmalıdır.
  • Zayi edilen defter ve belgeler tacirin saklamakla yükümlü olduğu ve kullanılmış ticari defter ve belgeler olmalıdır.
  • Defterler mücbir sebep sonucunda zayi olmalıdır.
  • Defter ve belgeler saklama süresi içerisinde zayi olmalıdır.
  • Zayi belgesi isteyen tacir usulüne uygun defter tutmuş olmalıdır.
  • Başvuru on beş günlük hak düşürücü süre içerisinde yapılmalıdır.[4]

Saklamakla yükümlü olunan defter ve belgelerin on yıllık kanuni süre içerinde zayi olması, kaybolması, yitmesi, yok olması, elden çıkması, yararsız olması gibi durumlarda tacir, zayi olma durumunu öğrendiği tarihten itibaren 15 gün içerisinde ticari işletmenin bulunduğu yerin Asliye Ticaret Mahkemesine ‘zayi belgesi‘ verilmesi için müracaat etmelidir. 15 günlük süre Yargıtay tarafından ‘hak düşürücü‘ süre kabul edildiğinden başvurunun bu süre içerisinde yapılması zorunludur. 15 günlük hak düşürücü süre, zıyaı kesin olarak öğrenildiği yani haklarında zayi kararı istenen belgelerin kurtarılması için yapılan çalışmalardan bir sonuç alınamayacağının anlaşıldığı itibaren başlar.[5]

TTK’nın 82. maddesinde belirtilen “yangın, su baskını veya yer sarsıntısı” ifadeleri afet tanımı için sınırlayıcı değildir. Bu ifadelerin tacirin elinde olmayan olağanüstü her türlü doğal afet ve sosyal olaylar (hırsız, kundaklama, vs.) olarak anlaşılması mümkündür. Bu tarz durumlarda tacirin “Basiretli bir iş adamı” olarak ticari defter ve belgelerin zayi olmasında herhangi bir kusurunun bulunmaması gerekir. Burada kastedilen kusur, defterlerin muhafazasıyla ilgili bir kusurdur, örneğin fişin prizde takılı bırakılması sebebiyle yangın çıkması gibi bir “genel kusur” un varlığı zayi belgesi talebine engel teşkil etmeyecektir.

Yargıtay 11. Hukuk Dairesi bu durumla ilgili emsal nitelikli bir kararında: “davacının defter ve belgeleri belirtildiği gibi araç koltuğundan çalındığı, bu kapsamdaki defter ve belgeleri bu şekilde araç camından da görülebilecek şekilde araç arka koltuğuna konulmasının tacirin basiretli bir iş adamı olarak ticari defter ve belgelerinin saklanması noktasında gerekli dikkat ve özeni gösterme yükümlülüğüne aykırılık teşkil ettiğine” hükmetmiştir. Ticari evrakların ne şekilde kaybolduğunun açıklanamadığı bir başka davada da Yargıtay, TTK’da öngörülen şartların oluşmadığı gerekçesiyle dava şartı yokluğundan reddine karar vermiştir.[6]

Zayi belgesi talebiyle mahkemeye başvurulacağı takdirde, talebe konu defter ve belgelerin dökümü listeleri (seri numarası, fatura numarası, belgelerin ait oldukları yıllar, vb.) ayrıntılı şekilde belirtilmeli, buna ek olarak; olaya dair tespit raporu, itfaiye raporu, ekspertiz raporu mevcutsa karakol tutanağı gibi belgeler de ispat açısından önem taşıdığından temin edilebildiği ölçüde temin edilmeli ve mutlaka dilekçe ekinde sunulmalıdır. Zayi belgesi talebi, bir tespit isteğinden ibarettir ve bu dava hasımsız olarak ikame edilmektedir.

Söz konusu dava, yalnızca tacirler tarafından açılabilmektedir; kişinin esnaf faaliyeti yürüttüğü anlaşıldığı takdirde dava aktif husumet ehliyeti yokluğundan reddedilecektir. Dava, ticari işletmenin bulunduğu yer Asliye Ticaret Mahkemesi’nde açılır. Mahkeme tarafından verilecek hüküm bir ‘tespit hükmü‘ niteliğinde olacağından kesin delil teşkil etmez ve aksi her zaman ispat edilebilir.

Zayi Belgesinin Hukuki Sonuçları

Defter tutmak mecburiyetinde olan gerçek ve tüzel kişiler arasında meydana gelebilecek uyuşmazlıklar mahkemelerce sonuçlandırılmaktadır.

TTK m. 80’e göre mahkeme esnasında gerekirse tutulması zorunlu olan defterlerin ibrazı istenebilir. Defter ve belgeler istenildiğinde mahkemeye ibraz edilmez ise, karşı tarafın yasal defter ve belgelerini ibraz etmesi nedeniyle, ibraz eden lehine delil sayılabilmektedir. Ancak defter ve belgelerin kaybı halinde zayi belgesi alınması, defter ve belgelerin mahkemeye ibraz edilmemesi halinde ibrazdan kaçınma sayılmamaktadır.[7]

Görüldüğü üzere ticari defter ve belgelerin; hırsızlık, kundaklama gibi sebeplerle veya yangın, su baskını, deprem gibi bir afet sonucunda kanunda düzenlenen saklama süresi içerisinde zayi olması durumunda hak düşürücü süre geçmeden zayi olan defter ve belgelerin dökümünü çıkartmak, olayla ilgili raporları temin etmek ve tutanakları düzenlemek; tacirin kusursuzluğunun ispatı ve mahkemenin zayi belgesi talebinin kabulü açısından büyük önem arz etmektedir. Aksi halde hukuken ciddi yaptırımlar söz konusu olabilecek hatta muhtemel hukuki uyuşmazlıklar açısından da ispat yönünden problemler ortaya çıkabilecektir.

Anahtar Kelimeler: Ticari Defter, Ticari Defterin Kaybolması, Şirket Defterlerinin Kaybolması, Şirket Defterinin Kaybolması, Şirket Defteri, Şirket Belgeleri.


Kaynakça

  • Arslan Özkan, “Yargıtay Kararları Işığında Ticari Defter ve Belgelerin Kaybı Halinde Zayi Belgesi Alınması” <https://docplayer.biz.tr/117343496-Yargitay-kararlari-isiginda-ticari-defter-ve-belgelerin-kaybi-halinde-zayi-belgesi-alinmasi.html>
  • “Ticari Defter ve Belgelerin Kaybolması ve Sonuçları” <https://www.ozdogrular.com.tr/v1/fla-haberler-gizli-245/14974->
  • ŞENER Oruç Hami, “Ticari Defterlerin Ve Belgelerin Saklanması, Zıyaı, Zayi Belgesi, Böyle Bir Belgenin Alınması ve Alınmamasının Hüküm ve Sonuçları” <https://dergipark.org.tr/tr/download/article-file/754354>
  • Öztürk Kübra, “Ticari Defter ve Belgelerin Kaybolması Durumunda Yapılması Gereken İşlemler” <https://www.mondaq.com/turkey/contracts-and-commercial-law/892728/ticari-defter-ve-belgelerin-kaybolmas305-durumunda-yap305lmas305-gereken-304351lemler->
  • Forensis Hukuk, “Ticari Defterlerin Zıyaı ve Sonuçları” <http://www.forensislaw.com/blog/ticari-defterlerin-ziyai-ve-sonuclari>

Referanslar

  • [1] Arslan Özkan, “Yargıtay Kararları Işığında Ticari Defter ve Belgelerin Kaybı Halinde Zayi Belgesi Alınması.”
  • [2] Arslan Özkan, “Yargıtay Kararları Işığında Ticari Defter ve Belgelerin Kaybı Halinde Zayi Belgesi Alınması.”
  • [3] “Ticari Defter ve Belgelerin Kaybolması ve Sonuçları.”
  • [4] ŞENER Oruç Hami, “Ticari Defterlerin ve Belgelerin Saklanması, Zıyaı, Zayi Belgesi, Böyle Bir Belgenin Alınması ve Alınmamasının Hüküm ve Sonuçları.”
  • [5] Öztürk Kübra, “Ticari Defter Ve Belgelerin Kaybolması Durumunda Yapılması Gereken İşlemler.”
  • [6] Forensis Hukuk, “Ticari Defterlerin Zıyaı ve Sonuçları.”
  • [7] “Ticari Defter ve Belgelerin Kaybolması ve Sonuçları.”