Ticari defter, ticari işetmelerin mali durumunun, borçlarının ve alacaklarının, alınan kararların tutulduğu defterdir. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun (TTK) 64. maddesi 5. fıkrasında ticari defter kavramı: “Yevmiye defteri, defteri kebir gibi ticari işletmenin hesaplarıyla ilgili olarak kanunda tutulacağı belirtilen defterlerle yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili olmamakla birlikte kanunda öngörülen diğer işlemlerin kaydedildiği defterlere ticari defterler denir.” şeklinde tanımlanmıştır.
Kanun koyucu tarafından ticari hayattaki güvenliğin sağlanması amacıyla ticari defterlerin tutulması zorunlu tutulmuş olup; ticari defterler belirli şartlar altında tacir lehine veya aleyhine delil olarak kullanılabilmektedir. Ticari defterlerin mahkemede kesin delil niteliğine haiz olması için usulüne uygun olarak tutulmuş olması gerekmektedir. Uygulamada bu konuda pek çok sıkıntıyla karşılaşılması sebebiyle ticari defterlerin tutulma usulü ve usulsüz tutulan defterlerin delil niteliğini taşıyıp taşıyamayacağını bu yazımızda inceleyeceğiz.
Ticari Defter Tutma Yükümlülüğü Nedir?
Ticari defter tutma yükümlülüğü kapsamında dünyada farklı sistemler belirlenmiş olup, bu sistemler; tacirin iflas gibi bazı hallerde uygulanan yaptırımlar haricinde defter tutmakta serbest olduğu sistem olan serbesti sistemi, tacirin ismen gösterilen zorunlu defterler yanında işletmenin nitelik ve öneminin gerektirdiği defterleri tutmakla da yükümlü olduğu karma sistem ve defter tutma yükümlülüğü yanında tacirin tutması zorunlu defterlerin de kanunla açıkça belirlenmiş olduğu mecburi defter tutma sistemidir.
6102 Sayılı Ticaret kanunu ile tutulması zorunlu defterler kanunla belirlenmiş ve zorunlu defter tutma sistemi kabul edilmiştir. Defter tutma yükümlülüğü TTK’nin 64. maddesi ile düzenlenmiştir. Bu maddeye göre, tutulması gereken ticari defterler; Yevmiye Defteri, Defter-i Kebir, Envanter Defteri, Pay Defteri, Yönetim Kurulu Karar Defteri, Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteridir. Kanun koyucu bu defterleri ayrı ayrı sıralama yoluna giderek bu defterlerin birbirinden bağımsız, ayrı birer defter olarak tutulması gerektiğini düzenlemiştir.
Tacirler, tacir sayılanlar ve sermaye şirketleri bu ticari defterleri tutmakla yükümlüdür. Anonim şirketlerde ticari defteri yönetim kurulu, kolektif şirketlerde ise yönetici ortaklarca tutulur.
Yargıtay 15. Hukuk Dairesi’nin 2017/648 E. 2017/2538 K. sayılı ilamında; “Hukuk Muhakemeleri Kanunu‘nun (HMK) 222. maddesine göre ticari defterlerin, ticari davalarda delil olarak kabul edilebilmesi için, kanuna göre eksiksiz ve usulüne uygun olarak tutulmuş, açılış ve kapanış onayları yaptırılmış ve defter kayıtlarının birbirini doğrulamış olması şarttır. Belirtilen şartlara uygun olarak tutulan ticari defter kayıtlarının sahibi ve halefleri lehine delil olarak kabul edilebilmesi için, diğer tarafın aynı şartlara uygun olarak tutulmuş ticari defterlerindeki kayıtların bunlara aykırı olmaması veya ilgili hususta hiç bir kayıt içermemesi yahut defter kayıtlarının aksinin senet veya diğer kesin delillerle ispatlanmamış olması gerekir. Bu şartlara uygun olarak tutulan defterlerdeki sahibi lehine ve aleyhine olan kayıtlar birbirinden ayrılamaz. Madde metninden de açıkça anlaşıldığı üzere ticari defterlerin sahibi lehine delil olabilmesi için diğer tarafın da ticari defterleri tutmak zorunda olan tacir olması gerekir.” Şeklinde değerlendirmede bulunulmuştur.
Buna göre, ticari defterlerin sahibi lehine delil olabilmesi için karşı iki tarafın da ticari defterleri tutmakla yükümlü tacir olması gerekmektedir. Kanunun 64. maddesinde ise ticari defterlerin defterlerin nasıl tutulacağı düzenlenmiştir. Bu maddeye göre:
Defterler ve gerekli diğer kayıtlar Türkçe tutulur. Kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde bunların anlamları açıkça belirtilmelidir.
Defterlere yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılır.
Bir yazım veya kayıt, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemez ve değiştirilemez. Kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıldığı anlaşılmayan değiştirmeler yasaktır.
Defterler ve gerekli diğer kayıtlar, olgu ve işlemleri saptayan belgelerin dosyalanması şeklinde veya veri taşıyıcıları aracılığıyla tutulabilir. Defterlerin ve gerekli diğer kayıtların elektronik ortamda tutulması durumunda, bilgilerin saklanma süresince bunlara ulaşılmasının ve bu süre içinde bunların her zaman kolaylıkla okunmasının temin edilmiş olması şarttır. Elektronik ortamda tutulma hâlinde birinci ilâ üçüncü fıkra hükümleri kıyas yoluyla uygulanır.
Ticari Defterlerin Delil Niteliği
Yukarıda belirttiğimiz üzere, ticari defterler belli koşullarda delil niteliğini taşımakta ve hatta bazı durumlarda ibraz eden tacirin aleyhine delil teşkil edebilmektedir. Hatta ve hatta kanun lafzında açıkça düzenlenmemiş olsa dahi; ticari defterler kesin delil niteliğindedir.
Nitekim Yargıtay 15. Hukuk Dairesi’nin 2016/ 2310 E, 2017 /2537 K. tarihli kararı “…Ticari defterler kesin delillerdendir. Yasada delil vasfı taşıdığı takdirde aksinin yazılı veya kesin delillerle ispatı gerektiği düzenlenmiş olduğundan, yasanın ticari defterleri kesin delil olarak düzenlediği açıkça anlaşılmaktadır. Ticari defterler kesin delillerden ise de ancak HMK’nın 222. maddedeki koşullar çerçevesinde ispat aracı olabilir.” şeklindedir.
Mahkeme, ticari davalarda tarafların ticari defterlerinin ibrazına kendiliğinden veya taraflardan birinin talebi üzerine karar verebilir.
Ticari defterlerin, ticari davalarda delil olarak kabul edilebilmesi için, kanuna göre eksiksiz ve usulüne uygun olarak tutulmuş, açılış ve kapanış onayları yaptırılmış ve defter kayıtlarının birbirini doğrulamış olması şarttır.
İkinci fıkrada belirtilen şartlara uygun olarak tutulan ticari defter kayıtlarının sahibi ve halefleri lehine delil olarak kabul edilebilmesi için, diğer tarafın aynı şartlara uygun olarak tutulmuş ticari defterlerindeki kayıtların bunlara aykırı olmaması veya diğer tarafın ticari defterlerini ibraz etmemesi yahut defter kayıtlarının aksinin senet veya diğer kesin delillerle ispatlanmamış olması gerekir. Diğer tarafın ikinci fıkrada yazılan şartlara uygun olarak tutulan ticari defterlerinin, ilgili hususta hiçbir kayıt içermemesi hâlinde ticari defterler, sahibi lehine delil olarak kullanılamaz. Bu şartlara uygun olarak tutulan defterlerdeki sahibi lehine ve aleyhine olan kayıtlar birbirinden ayrılamaz.
Açılış veya kapanış onayları bulunmayan ve içerdiği kayıtlar birbirini doğrulamayan ticari defter kayıtları, sahibi aleyhine delil olur.
Taraflardan biri tacir olmasa dahi, tacir olan diğer tarafın ticari defterlerindeki kayıtları kabul edeceğini belirtir; ancak, karşı taraf defterlerini ibrazdan kaçınırsa, ibrazı talep eden taraf iddiasını ispat etmiş sayılır.
Görüldüğü üzere, HMK hükümleri gereğince ticari defterler, eksiksiz ve usulüne uygun tutulmuş olmak kaydıyla kesin delil niteliğindedirler. Uygulamada ticari defterlerin usulüne uygun tutulmaması, açılış kapanış onaylarının yaptırılmaması, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul karar defterinin birlikte tutulması veya sayfalar arasında boşlukların bulunması sık karşılaşılan durumlar olup bu durumda bu ticari defterlerin mahkeme nezdinde delil kabul edilmesi mümkün gözükmemektedir. Hatta ve hatta usulüne uygun olarak açılış ve kapanış onayları yapılmayan, içerdiği kayıtları birbirini doğrulamayan defterler sahibi aleyhine delil teşkil etmektedir.
Bu kapsamda ticari defterlerin tutuluşunun usul ve esasları 19.12.2012 tarihinde Resmi Gazete’de yayınlanan “Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ” ile düzenlenmiştir. Bu tebliğin 4. maddesinde “Her tacir, bu Tebliğde belirlenen ticari defterleri tutmak ve defterlerinde ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri Kanuna göre açıkça görülebilir şekilde ortaya koymak zorundadır.” denilerek TTK ile paralel şekilde defter tutma yükümlülüğü düzenlenmiştir.
İşbu tebliğin 10. maddesinde yönetim kurulu karar defterinin tutulmasına yönelik esaslar düzenlenmiştir. Buna göre yönetim kurulu karar defteri: “Yönetim kurulu karar defteri, anonim şirketler ile kooperatiflerde yönetim kurulunun, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde yöneticinin veya yöneticilerin şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararların yazılacağı ciltli ve sayfa numaraları teselsül eden defterdir.” Bu düzenlemeden de anlaşılacağı üzere yönetim kurulu karar defteri ciltli olmalı ve sayfaları aralarında boşluk kalmayacak şekilde devam eder nitelikte olmalıdır.
Maddenin devamında alınan kararların üyelerin imzalarıyla birlikte karar defterine yapıştırılması gerektiği, bu usule aykırı kararların geçerlilik kazanamayacağı açıkça düzenlenmiştir.
Ayrıca, Türk Ticaret Kanunu’nun 422. maddesine göre; “Yönetim kurulu, tutanağın noterce onaylanmış bir suretini derhâl ticaret sicili müdürlüğüne vermek ve bu tutanakta yer alan tescil ve ilana tabi hususları tescil ve ilan ettirmekle yükümlüdür.” Buradan da anlaşıldığı üzere yönetim kurulu kararları -tescil ve ilana tabi olanları- noterce onaylatılıp, tescil ilan işlemlerinin yapılmaması halinde geçerlilik kazanamamaktadır.
Söz konusu tebliğin 11. maddesinde ise genel kurul karar defterinin tutulmasına yönelik esaslar belirlenmiştir. Bu madde “Genel kurul toplantı ve müzakere defteri, tüzel kişi tacirlerin genel kurul toplantılarında görüşülen hususların ve alınan kararların kaydedildiği ciltli ve sayfa numaraları teselsül eden defterdir. Genel kurul toplantı ve müzakere defteri, şirket genel kurul toplantısı yapılırken genel kurulda sorulan sorular, verilen cevaplar, sunulan önergeler, alınan kararlar işlenerek düzenlenebileceği gibi hazırlanan toplantı tutanağının deftere yapıştırılması şeklinde de tutulabilir.” şeklindedir.
Değinilmesi gereken bir diğer konu ise henüz sayfa sayısı tükenmemiş defterlerin kullanımına devam edilmesidir. Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’e göre yönetim kurulu karar defteri, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir yeterli yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebilir.
Ancak, onay yenilemede defterlerin türü değiştirilemez. Sonuç olarak, bir defterin türünün değiştirilmesi mümkün değildir. Bu yönde bir değişiklik yapılması sonucunda defter usulüne uygun tutulmamış olacak ve hukuki bir uyuşmazlıkta delil vasfını yitirecektir.
Sonuç
Sonuç olarak, ticari defter tutma yükümlülüğü 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda düzenlenmiş, bu defterlerin tutulma usulüne ilişkin esaslar ise 19 Aralık 2012 tarihli Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ ile belirlenmiştir. TTK’ye göre Tacirler, tacir sayılanlar ve sermaye şirketleri ticari defterleri tutmakla yükümlüdür. Ticari defterler, ticari işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulmalıdır.
Ayrıca ticari defterlerin Hukuk Mahkemelerindeki ispat kuvveti HMK’nin 222. maddesi ile düzenlenmiş, bu maddeye göre usulüne uygun tutulan ve içerdiği kayıtlar karşı tarafın ticari defter kayıtlarını doğrular nitelikteki kayıtlar kesin delil olarak kabul edilmiştir. Aynı zamanda, bu madde ile usulüne uygun tutulmayan defterlerin ibraz eden aleyhine delil teşkil edeceği de düzenlenmiştir. Bu nedenledir ki; ticari defterlerin, HMK, TTK ve Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’de belirtilen usullere uygun tutulmuş olması çok büyük önem arz etmektedir.
